Définition
Document émis par un vendeur à un acheteur faisant état d'une somme due par ce dernier.
Source : Wiktionnaire & rédaction LancerBusiness
En clair
La note de débit est un document commercial envoyé par un vendeur à son acheteur pour l'informer qu'il lui doit une somme d'argent supplémentaire. Elle permet de corriger une erreur de facturation initiale (oubli de frais, prix trop bas) ou de facturer des frais imprévus, comme des pénalités de retard.
Étymologie
Le terme provient du latin debitum (« ce qui est dû »). Dans l'usage comptable français, il s'oppose à la « note de crédit » (l'avoir) et formalise une augmentation de la créance du vendeur sur son client.
Exemples concrets
- Un fournisseur de marchandises oublie de facturer les frais de transport sur la facture principale et émet une note de débit pour régulariser.
- Une entreprise de services facture des intérêts de retard à un client suite à un paiement hors délais contractuels.
- Un client décide de conserver des emballages consignés (palettes) au lieu de les rendre : le fournisseur lui adresse une note de débit pour la valeur de ces emballages.
Ne pas confondre avec…
On la confond souvent avec la facture classique, mais la note de débit intervient généralement après une première facturation pour ajuster le montant à la hausse. Elle est l'exact opposé de la note de crédit (ou avoir), qui est utilisée pour réduire le montant dû par le client (en cas de retour de marchandise ou de remise commerciale).
Cadre légal et recommandations
En droit français, la note de débit est assimilée à une facture rectificative. Elle doit donc comporter toutes les mentions obligatoires prévues par le Code de commerce (article L441-9) et le Code général des impôts (article 289), notamment l'identité des parties, la date, le détail des prestations et les taux de TVA applicables.
Conseils pratiques
Pour maintenir de bonnes relations commerciales, il est fortement conseillé d'appeler votre client avant d'envoyer une note de débit afin d'expliquer l'erreur ou le coût supplémentaire. Veillez également à ce que votre logiciel de facturation lie bien la note de débit à la facture d'origine. Pour sécuriser vos processus de facturation, demandez conseil à votre expert-comptable.
Questions fréquentes
Une note de débit peut-elle remplacer une facture ?
La TVA est-elle obligatoire sur une note de débit ?
Un client peut-il refuser une note de débit ?
À retenir
- Elle augmente le montant total dû par le client par rapport à la facture initiale.
- Elle doit respecter les mêmes formalités légales qu'une facture standard.
- Elle sert de justificatif comptable indispensable pour la récupération de la TVA et la déductibilité des charges.