circularisation

En clair

La circularisation est une technique de contrôle comptable qui consiste à demander à une personne extérieure à l'entreprise (un client, un fournisseur, une banque) de confirmer une information. Par exemple, un auditeur demande à une banque de certifier par écrit le solde exact du compte de l'entreprise au 31 décembre pour s'assurer que les chiffres déclarés sont vrais.

Étymologie

Dérivé du mot « circulaire », qui désigne une lettre ou un document envoyé à plusieurs destinataires. Dans le milieu de l'audit, le terme évoque l'envoi de courriers de demande de confirmation à un cercle de partenaires d'affaires.

Exemples concrets

• La circularisation bancaire : L'expert-comptable ou le commissaire aux comptes demande à la banque la liste des comptes, des emprunts et des garanties de l'entreprise.
• La circularisation des clients : L'auditeur écrit aux dix plus gros clients pour vérifier qu'ils reconnaissent bien devoir les sommes inscrites en comptabilité.
• La circularisation des avocats : Demander aux conseils juridiques de l'entreprise s'il existe des procès en cours qui pourraient coûter de l'argent à la société.

Ne pas confondre avec…

À ne pas confondre avec le pointage, qui est une vérification interne consistant à comparer deux documents de l'entreprise (ex: un relevé de compte et un livre de banque). La circularisation cherche une preuve externe, jugée plus fiable car elle provient d'un tiers indépendant.

Cadre légal et recommandations

Cette procédure est encadrée par les Normes d'Exercice Professionnel (NEP) applicables aux Commissaires aux Comptes en France, spécifiquement la NEP-505. Elle s'inscrit dans le cadre légal de la certification des comptes prévue par le Code de commerce.

Cas pratiques notables

L'absence de circularisation peut être retenue comme une faute professionnelle de l'auditeur si une fraude ou une erreur majeure n'a pas été détectée alors qu'une simple confirmation auprès d'un tiers aurait permis de la révéler.

Conseils pratiques

Pour faciliter le travail de votre expert-comptable ou commissaire aux comptes, maintenez une base de données tiers (clients, fournisseurs) à jour avec des contacts précis. Anticipez la période de clôture en prévenant vos partenaires importants qu'ils pourraient être sollicités ; cela accélère les réponses. Pour toute mise en place d'une procédure de contrôle, rapprochez-vous de votre expert-comptable.

À retenir

• C'est un outil de vérification très puissant pour garantir la sincérité des comptes.
• Le tiers doit répondre directement à l'auditeur (et non à l'entreprise) pour éviter toute falsification.
• Elle est quasi systématique lors d'un audit légal (commissariat aux comptes).

Synonymes & Antonymes