Définition
Action de facturer à un client les frais engagés auprès d'un autre prestataire pour ce même client.
Source : Wiktionnaire & rédaction LancerBusiness
En clair
La refacturation consiste, pour une entreprise, à facturer à son client des frais qu'elle a elle-même payés auprès d'un fournisseur pour réaliser sa mission. Par exemple, un consultant qui achète un billet de train pour se rendre chez son client va ensuite lui « refacturer » ce trajet sur sa propre facture de prestation.
Étymologie
Composé du préfixe latin re- (marquant la répétition) et du mot facturation (issu du latin factura, la chose faite). Le terme s'est imposé avec le développement des services et de l'externalisation, où les prestataires avancent souvent des frais pour le compte de leurs clients.
Exemples concrets
- Un graphiste indépendant qui refacture à son client les frais d'impression d'une plaquette réalisés chez un imprimeur tiers.
- Une agence de voyage qui refacture des frais de dossier ou des taxes aéroportuaires.
- Une entreprise de bâtiment qui refacture la location d'un échafaudage spécifique nécessaire pour un chantier précis.
Ne pas confondre avec…
Il ne faut pas confondre la refacturation avec les débours. Dans la refacturation, la facture originale est au nom du prestataire, qui récupère la TVA et en applique une nouvelle sur sa facture. Dans le cas des débours, la facture est directement au nom du client final ; le prestataire ne fait que payer l'avance et se fait rembourser à l'euro près sans TVA supplémentaire.
Cadre légal et recommandations
En droit français, la refacturation est régie par le Code de commerce pour la partie contractuelle et par le Code général des impôts (CGI) pour la TVA. Les frais refacturés sont considérés comme des compléments de prix. S'ils sont accessoires à une prestation principale, ils suivent généralement le même taux de TVA que cette dernière.
Cas pratiques notables
La jurisprudence fiscale rappelle régulièrement que pour qu'une somme soit exclue de la base d'imposition (cas des débours), elle doit être engagée au nom et pour le compte du client, et figurer dans une comptabilité distincte. À l'inverse, toute refacturation de frais engagés par l'entreprise pour ses propres besoins d'exploitation (loyer, assurance) doit obligatoirement inclure de la TVA.
Conseils pratiques
Pour éviter tout litige, détaillez toujours dans vos devis et conditions générales de vente (CGV) les types de frais qui pourront être refacturés. Pour une gestion saine, utilisez des outils de gestion de notes de frais qui s'intègrent à votre comptabilité. En cas de volumes importants de refacturation, demandez conseil à un expert-comptable pour bien paramétrer vos taux de TVA et ne pas commettre d'erreur fiscale.
Questions fréquentes
Puis-je refacturer des frais plus cher que ce que j'ai payé ?
Dois-je joindre les justificatifs originaux ?
À retenir
- La refacturation est une pratique courante pour couvrir des frais spécifiques liés à une mission.
- Sauf cas particulier des débours, les frais refacturés sont soumis à la TVA.
- Le prestataire peut choisir de refacturer à l'identique ou d'appliquer une marge de gestion.