Définition
Pratique permettant à plusieurs employés d’occuper à tour de rôle tout ou partie d’un même bureau, où chacun dispose d’un accès à son espace numérique de travail.
Source : Wiktionnaire & rédaction LancerBusiness
En clair
Le partage de bureau est une organisation de travail où les employés n'ont pas de place attitrée et utilisent un poste de travail disponible au moment de leur arrivée. Par exemple, une entreprise de 50 salariés peut ne disposer que de 35 bureaux physiques car elle sait qu'une partie de l'équipe est toujours en télétravail ou en déplacement.
Étymologie
Issu de l'anglicisme « desk sharing » ou « hot desking ». Ce dernier terme fait référence au « hot racking », une pratique dans la marine où les marins de différentes rotations partagent la même couchette pour gagner de l'espace.
Exemples concrets
- Une start-up qui adopte le « flex office » pour réduire ses coûts de loyer tout en favorisant la mobilité interne.
- Un consultant qui réserve un poste de travail via une application interne uniquement les jours où il se rend au siège de son entreprise.
Ne pas confondre avec…
Il est souvent confondu avec le coworking, qui est le partage d'un espace entre plusieurs entreprises ou indépendants. Le partage de bureau concerne généralement l'organisation interne d'une seule et même entreprise (on parle alors de flex office).
Cadre légal et recommandations
En France, l'employeur doit respecter l'article L4121-1 du Code du travail sur la santé et la sécurité des salariés. L'aménagement doit garantir des conditions de travail ergonomiques. Le RGPD s'applique également : les salariés doivent veiller à ne laisser aucun document confidentiel sur un bureau partagé (politique du « bureau propre »).
Cas pratiques notables
La mise en place du partage de bureau est considérée comme un changement important des conditions de travail. Le Comité Social et Économique (CSE) doit obligatoirement être consulté en amont pour les entreprises d'au moins 11 salariés.
Conseils pratiques
Pour réussir cette transition, investissez dans un bon logiciel de réservation de bureaux et prévoyez des espaces de silence (bulles) pour les appels téléphoniques. Il est fortement recommandé de consulter un expert en aménagement de bureaux ou un consultant RH pour gérer la conduite du changement et éviter les risques psychosociaux liés à la perte de repères.
Questions fréquentes
L'employeur peut-il supprimer mon bureau fixe du jour au lendemain ?
Comment gérer l'hygiène en cas de partage ?
Le partage de bureau est-il obligatoire si je fais du télétravail ?
À retenir
- Optimisation de la surface immobilière et réduction des coûts fixes.
- Nécessite des équipements adaptés (ordinateurs portables, casiers individuels).
- Indissociable d'une culture de confiance et de télétravail.