Définition
Facture comptabilisant des frais professionnels que l’on désire se faire rembourser.
Source : Wiktionnaire & rédaction LancerBusiness
En clair
La note de frais est un document administratif permettant à un salarié de se faire rembourser des dépenses qu'il a avancées pour le compte de son entreprise. Par exemple, si un commercial paie un déjeuner avec un client avec sa carte bancaire personnelle, il remplit une note de frais pour que son employeur lui reverse la somme engagée.
Étymologie
Le mot « note » provient du latin nota (marque, signe) et « frais » de l'ancien français signifiant la dépense. Dans le monde professionnel, ce terme s'est imposé pour désigner le relevé détaillé des débours effectués par un collaborateur.
Exemples concrets
- Le remboursement d'un billet de train ou d'avion pour un déplacement professionnel.
- La prise en charge de nuitées d'hôtel lors d'un salon professionnel.
- Le paiement de frais de stationnement ou de péages lors d'une mission de terrain.
- L'achat de petit matériel de bureau urgent non disponible dans les stocks de l'entreprise.
Ne pas confondre avec…
Il ne faut pas confondre la note de frais avec l'avantage en nature (comme une voiture de fonction), qui est un élément de rémunération imposable. La note de frais n'est pas un salaire mais un remboursement de dette. Elle se distingue aussi des indemnités kilométriques, qui utilisent un barème spécifique pour l'usage d'un véhicule personnel.
Cadre légal et recommandations
En droit français, l'employeur a l'obligation de rembourser les frais professionnels engagés par le salarié pour les besoins de son activité (jurisprudence constante basée sur l'article L1221-1 du Code du travail). L'URSSAF encadre strictement ces remboursements pour qu'ils soient exonérés de cotisations sociales : ils doivent être justifiés par des factures et correspondre à un usage strictement professionnel.
Cas pratiques notables
La Cour de cassation a établi qu'une clause du contrat de travail ne peut pas obliger un salarié à payer lui-même ses frais professionnels. Par ailleurs, la conservation numérique des justificatifs (numérisation à valeur probante) est admise par l'administration fiscale sous réserve de respecter des normes techniques strictes (arrêté du 22 mars 2017).
Conseils pratiques
Pour une gestion saine, utilisez un logiciel de gestion des notes de frais qui permet de photographier les tickets en temps réel. Veillez à ce que les factures de restaurant de plus de 150€ mentionnent bien le nom de l'entreprise pour récupérer la TVA. Pour toute mise en place d'un forfait de remboursement, demandez conseil à un expert-comptable pour valider la conformité avec les barèmes URSSAF.
Questions fréquentes
Puis-je être remboursé si j'ai perdu mon ticket ?
L'employeur peut-il fixer des plafonds de remboursement ?
Quel est le délai pour donner une note de frais ?
À retenir
- Un justificatif (facture, ticket de caisse) est obligatoire pour chaque dépense.
- La dépense doit être effectuée dans l'intérêt exclusif de l'entreprise.
- Les remboursements sont généralement exonérés de charges sociales et d'impôt sur le revenu.